KONSEP DATA dan SISTEM INFORMASI

KONSEP DATA dan SISTEM INFORMASI

DATA

Beberapa definisi tentang data dari sudut pandang yang berbeda-beda:

• Menurut  berbagai  kamus  bahasa  Inggris-Indonesia,  data  diterjemahkan  sebagai  istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.

• Dari sudut pandang bisnis, data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu(resources)  dan  kejadian  (transactions)  yang terjadi  (business  data  is  an organization’s description of things (resources)andevents (transactions) that it faces).

• Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

• Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian  adalah  sesuatu  yang  terjadi  pada  saat  tertentu.  Kesatuan  nyata  adalah  berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Informasi

Beberapa definisi tentang informasi dari sumber yang berbeda-beda:

1. Menurut  Gordon  B.  Davis  dalam  bukunya  Management  Informations  System  : Conceptual Foundations, Structures, and Developmentmenyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut  Barry  E.  Cushing  dalam  buku  Accounting  Information  System  and  Business Organization,  dikatakan  bahwa  informasi  merupakan  sesuatu  yang  menunjukkan  hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya  
3. Menurut  Robert  N.  Anthony  dan  John  Dearden  dalam  buku  Management  Control Systems,  menyebut  informasi  sebagai  suatu  kenyataan,  data,  item  yang menambah pengetahuan bagi penggunanya. 
4. Menurut  Stephen  A.  Moscove  dan  Mark  G.  Simkin  dalam bukunya  Accounting Information  Systems  :  Concepts  and  Practise  mengatakan  informasi  sebagai kenyataan atau  bentuk-bentuk  yang  berguna  yang  dapat  digunakan  untuk  pengambilan  keputusan bisnis.

SIKLUS INFORMASI

Untuk  memperoleh  informasi  yang  bermanfaat  bagi  penerimanya,  perlu  untuk  dijelaskan bagaimana  siklus  yang  terjadi  atau  dibutuhkan  dalam menghasilkan  informasi.  Pertama-tama data  dimasukkan  ke  dalam  model  yang  umumnya  memiliki  urutan  proses  tertentu  dan  pasti, setelah  diproses  akan  dihasilkan  informasi  tertentu yang  bermanfaat  bagi  penerima  (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, Dari  keputusan  atau  tindakan  tersebut  akan  menghasilkan  atau  diperoleh  kejadian-kejadian tertentu  yang  akan  digunakan  kembali  sebagai  data  yang  nantinya  akan  dimasukkan  ke  dalam model  (proses),  begitu  seterusnya.  Dengan  demikian  akan  membentuk  suatu  siklus  informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles).

Gambar Siklus Informasi

(Burch dan Grudnitski, 1989)

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: 

1.        Akurat

Informasi  harus  bebas  dari  kesalahan-kesalahan  dan  tidak  bias  atau  menyesatkan.  Akurat  juga berarti  informasi  harus  jelas  mencerminkan  maksudnya.  Informasi  harus  akurat  karena  dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2.        Tepat Pada Waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak akan  mempunyai  nilai  lagi,  karena  informasi  merupakan  landasan  didalam  pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa  ini  mahalnya  nilai  informasi  disebabkan  harus  cepatnya  informasi  tersebut  didapat, sehingga  diperlukan  teknologi-teknologi  mutakhir  untuk  mendapatkan,  mengolah  dan mengirimkannya.

3.        Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang  satu  dengan  yang  lainnya  berbeda,  misalnya  informasi  mengenai  sebab-musabab kerusakan  mesin  produksi  kepada  akuntan  perusahaan  adalah  kurang  relevan  dan  akan  lebih relevan  bila  ditujukan  kepada  ahli  teknik  perusahaan.  Sebaliknya  informasi  mengenai  harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan unuk akuntan. Nilai Informasi Nilai  dari  informasi  ditentukan  dari  dua  hal,  yaitu manfaat  dan  biaya  untuk  mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan  biaya  untuk  mendapatkannya.  Akan  tetapi  perlu  diperhatikan  bahwa  informasi  yang digunakan  di  dalam  suatu  sistem  informasi  umumnya  digunakan  untuk  beberapa  kegunaan sehingga  tidak  mungkin  atau  sulit  untuk  menghubungkan  antara  informasi  tentang  suatu masalah dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi digunakan tidak hanya oleh satu pihak saja di dalam perusahaan. Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tetapi dapat  ditaksir  nilai  efektifitasnya.  Nilai  informasi  biasanya  dihubungkan  dengan  analisis  cost effectiveness atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas sepuluh sifat, yaitu:

1)      Mudah diperoleh,

2)      Luas dan lengkap,

3)      Ketelitian,

4)      Kecocokan,

5)      Ketepatan waktu,

6)      Kejelasan,

7)      Keluwesan,

8)      Dapat dibuktikan,

9)      Tidak ada prasangka

10)  Dapat diukur.

Konsep Dasar Sistem

Sistem  :  kumpulan  dari  unsur/elemen-elemen  yang  saling  berkaitan/berinteraksi  dan  saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untukmencapai suatu tujuan tertentu.

Contoh :

·          Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware

·          Sistem Akuntansi, dll

Menurut  Jerry  FithGerald  ;  sistem  adalah  suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur  yang saling  berhubungan,  berkumpul  bersama-sama  untuk  melakukan  suatu  kegiatan  atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut  Ludwig  Von Bartalanfy  ; Sistem  merupakan  seperangkat  unsur  yang  saling  terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Menurut  Anatol  Raporot  ;  Sistem  adalah  suatu  kumpulan  kesatuan  dan  perangkat  hubungan satu sama lain

Menurut L. Ackof ; Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

KARAKTERISTIK SISTEM :

·          Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu  kesatuan.  Kalau  dipandang  industri  sebagai  suatu  sistem,  maka  perusahaan  dapat  disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

·          Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antarasuatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

·          Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala  sesuatu  diluar  dari  batas  sistem  yang  mempengaruhi  operasi  dari  suatu  sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan  harus  dipelihara  dan  dijaga  agar  tidak  hilang  pengaruhnya,  sedangkan lingkungan  luar  yang  merugikan  harus  dimusnahkan  dikendalikan  agar  tidak  mengganggu operasi sistem.

·          Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan  media  penghubung  antara  satu  subsistem  dengan  subsistem  yang  lainnya.  Untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem  yang lainnya.  Dengan kata lain output dari suatu subsistem akan menjadi input dari subsistem yang lainnya.

·          Masukan sistem (Input)

Merupakan  energi  yang  dimasukkan  ke  dalam  sistem.  Masukan  dapat  berupa  Masukan Perawatan  (Maintenance  Input)  adalah  energi  yang  dimasukkan  supaya  sistem  tersebut  dapat beroperasi.  Masukan  Sinyal  (Signal  Input)  adalah  energi  yang  diproses  untuk  didapatkan keluaran.  Sebagai  contoh  didalam  sistem  komputer,  program  adalah  maintanance  input  yang digunakan  untuk  mengoperasikan  komputernya  dan  data adalah  signal  input  untuk  diolah menjadi informasi.

·          Keluaran Sistem (Output)

Merupakan  hasil  dari  energi  yang  diolah  oleh  sistem.  Meliputi  :  Keluaran  yang  berguna, contohnya  Informasi  yang dikeluarkan oleh komputer.Dan Keluaran  yang tidak berguna  yang dikenal sebagai sisa pembuangan, contohnya panas yang dikeluarkan oleh komputer.

• Pengolah Sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Contoh CPU pada Komputer, Bagian Produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan.

·          ujuan Sistem (Goal)

Setiap  sistem  pasti  mempunyai  tujuan  ataupun  sasaran  yang  mempengaruhi  input  yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. Dengan kata  lain suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya. Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Gambar Karakteristik Sistem

KLASIFIKASI SISTEM :

Sistem Abstrak (Abstract System)  ; sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak  secara  fisik  (Sistem  Teologia  yang  merupakan suatu  sistem  yang  menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia) Sistem  Fisik  (Physical  System)  ;  merupakan  sistem  yang  ada  secara  fisik  sehingga  setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)

Sistem  Alamiah  (Natural  System)  ;  sistem  yang  terjadi  melalui  proses  alam  dalam  artian tidak dibuat oleh manusia. (Sistem Tata Surya, Sistem Galaxi, Sistem Reproduksi dll.)

Sistem  Buatan  Manusia  (Human  Made  System)  ;  sistem  yang  dirancang  oleh  manusia. sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human machine system (contoh Sistem Informasi)

Sistem Tertentu (Deterministic System)  ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.  Interaksi  bagian-bagiannya  dapat  dideteksi  dengan  pasti  sehingga  keluaran  dari sistem dapat diramalkan (contoh ; Sistem Komputer)

Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)  ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. (Contoh : Sistem Manusia) Sistem  Tertutup  (Close  System)  ;  sistem  yang  tidak  berhubungan  dan  tidak  terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak  luarnya.  Secara  teoritis  sistem  tersebut  ada, tetapi  kenyataannya  tidak  ada  sistem  yang benar-benar  tertutup,  yang  ada  hanyalah  relatively  closed  system  (secara  relatif  tertutup,  tidak benar-benar tertutup).

Sistem  Terbuka  (Open  System)  ;  sistem  yang  berhubungan  dan  terpengaruh  dengan lingkungan  luarnya.  Lebih  spesifik  dikenal  juga  yang  disebut  dengan  sistem  terotomasi; yang merupakan  bagian  dari  sistem  buatan  manusia  dan  berinteraksi  dengan  kontrol  oleh  satu  atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Pengendalian Sistem (Control System)

A.       Feedback Control System(pengendalian umpan balik)

Merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yangdibandingkan dengan suatu standar tertentu.  Bilamana  ada  perbedaan-perbedaan  atau  penyimpangan-penyimpangan  akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya.

B.        Sistem pengendalian umpan maju (Feedforward Control System)

- Disebut juga umpan balik positip (positive feedback).

- Mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positip.

- Pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan.

- Supaya  keluaran  dapat  dihasilkan  umpan  balik  yang positip,  maka  pengendalian   tidak boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya.

- Contoh pada sistem akuntansi adalah perencanaan kas.

C.        Sistem pengendalian pencegahan (Preventive Control System)

- Mengendalikan  sistem  dimuka  sebelum  proses  dimulai  dengan  mencegah  hal-hal  yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem.

- Contoh : sistem pengendalian intern (internal control), dimana penerapan kebijaksanaankebijaksanaan,  metode-metode,  dan  prosedur-prosedur didalam  sistem  pengendalian intern dimaksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak baik yang mengganggu masukan, proses dan hasil dari sistem supaya sistem dapat beroperasi seperti yang diharapkan.

Siklus Hidup Sistem

1.        Mengenali adanya kebutuhan

Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana  adanya.  Kebutuhan  dapat  terjadi  sebagai hasil  perkembangan  dari  organisasi  dan volume  yang  meningkat  melebihi  kapasitas  dari  sistem  yang  ada.  Semua  kebutuhan  ini  harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dan kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya.

2.        Pembangunan Sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3.        Pemasangan Sistem

Setelah  tahap  pembangunan  sistem  selesai.  Sistem  kemudian  akan  dioperasikan.  Pemasangan sistem  merupakan  tahap  yang  penting  pula  dalam  daur hidup  sistem.  Peralihan  dari  tahap pembangunan  menuju  tahap  operasional  terjadi  pemasangan  sistem  yang  sebenarnya,  yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

4.        Pengoperasian Sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi. Ia selalu  mengalami  perubahan-perubahan  itu  karena  pertumbuhan  kegiatan  bisnis,  perubahan peraturan,  dan  kebijaksanaan  ataupun  kemajuan  teknologi.  Untuk  mengatasi  perubahanperubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.

5.        Sistem Menjadi Usang

Kadang  perubahan  yang  terjadi  begitu  drastis  sehingga  tidak  dapat  diatasi  hanya  dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya secara ekonomis dan teknis  sistem  yang  ada  sudah  tidak  layak  lagi  untuk dioperasikan  dan  sistem  yang  baru  perlu dibangun untuk menggantikannya. Sistem informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan  yang  muncul.  Sistem  berdaptasi  terhadap  perubahan-perubahan  lingkungan  yang dinamis.  Sampailah  pada  kondisi  dimana  sistem  tersebut  tidak  dapat  lagi  beradaptasi  dengan perubahan-perubahan  yang  ada  ataupun  secara  ekonomis  tidak  layak  lagi  untuk  dioperasikan. Sistem yang baru kemudian dibangun untuk menggantikannya.

Gambar Siklus Hidup Sistem

Share this article:

Tweet

✚

Baca Juga Artikel Terkait Lainnya